Culture Book w Twojej organizacji

Załóżmy, że zatrudniasz pracownika, który podczas procesu rekrutacji wydawał się być najbardziej kompetentnym spośród wszystkich kandydatów. Rozpoczynacie wspólnie biznesową podróż. Jednakże, po pewnym czasie okazuje się, że nowy członek zespołu nie wpasowuje się idealnie w struktury Twojej firmy. Regularne firmowe ceremonie sprawiają mu dyskomfort. Nie był również przygotowany na konieczność częstego kontaktu z zespołem w celu ich wsparcia. W rezultacie pracownik decyduje się na odejście.

Czy dało się uniknąć takiej sytuacji? Jest to całkiem możliwe, jeśli tylko pracownik miałby szansę zapoznać się z kulturą firmy jeszcze przed podjęciem decyzji o dołączeniu do zespołu. Warto więc bliżej przyjrzeć się roli, jaką Culture Book może odgrywać w Twojej organizacji.

Czym jest Culture Book?

Culture Book to dokument, który szczegółowo przedstawia kulturę organizacyjną firmy. Zazwyczaj składa się z różnorodnych sekcji, takich jak:

• List od założycieli, prezentujący ich wizję i misję.
• Opis działalności firmy, wyjaśniający, czym się zajmuje.
• Historia powstania organizacji, odzwierciedlająca jej początki i ewolucję.
• Rozwój firmy przedstawiony na osi czasu, ilustrujący kluczowe momenty i osiągnięcia.
• Wizja lub cele firmy, definiujące jej długoterminowe aspiracje.
• Wartości firmowe, określające podstawowe przekonania i zasady.
• Wypowiedzi pracowników, oferujące ich perspektywę na pracę w organizacji.
• Struktura pracownicza, wyjaśniająca hierarchię i zespoły.
• Plan eventów i spotkań, informujący o organizowanych wydarzeniach.
• Narzędzia używane w firmie, prezentujące technologie wspierające pracę.

Ponadto, dokument może zawierać dodatkowe informacje o:

• Integracjach i działaniach team-buildingowych.
• Benefitach oferowanych pracownikom.
• Cyklicznych rytuałach, budujących kulturę firmy.
• Budżecie na rozwój i możliwościach awansu.
• Ścieżkach kariery wewnątrz organizacji.
• Zakresie wynagrodzeń dla poszczególnych stanowisk.
• Firmowej biblioteczce jako źródle wiedzy.
• Stylu komunikacji w zespole.
• Procesach onboardingowym i offboardingowym.
• Welcome packu dla nowych pracowników.
• Zaangażowaniu w akcje charytatywne.

Taki dokument może liczyć nawet do 60 stron. Jest najczęściej przygotowywany w formacie PDF i udostępniany na stronie internetowej firmy.

Jakie funkcje pełni ten materiał?

Culture Book służy kilku istotnym celom, które mają znaczący wpływ na funkcjonowanie organizacji. Po pierwsze, jego głównym zadaniem jest zredukowanie niezadowolenia z wyników procesu rekrutacyjnego z obu stron. Pozwala to kandydatom na wcześniejsze zapoznanie się z kulturą firmy, dając im możliwość przemyślenia, czy ich osobowość, wartości i preferowany model pracy są zgodne z charakterem danej organizacji. Ponadto, dokument ten, poprzez zgromadzenie i przedstawienie wartości firmy, wspomaga budowanie i utrzymanie jednolitej kultury organizacyjnej oraz przyciąga osoby, które najlepiej wpisują się w profil zespołu.

Jedną z kluczowych ról Culture Booka jest również wsparcie procesu wprowadzania nowych pracowników do firmy (onboarding). Dokument umożliwia nowym członkom zespołu zapoznanie się z najważniejszymi aspektami organizacyjnymi firmy i umożliwia powrót do nich w dowolnym momencie, co przyczynia się do oszczędności czasu, który inaczej byłby wykorzystany na zadawanie pytań działowi HR.

Transparencja i otwartość w komunikacji, jaką zapewnia Culture Book, nie tylko poprawiają funkcjonowanie wewnętrzne firmy, ale także wzmacniają jej wizerunek jako pracodawcy na zewnątrz. Taki materiał może odgrywać istotną rolę w strategii employer brandingowej, podnosząc atrakcyjność firmy w oczach potencjalnych kandydatów.

Jak stworzyć taki dokument?

Tworzenie Culture Booka to proces wymagający zaangażowania, czasu oraz współpracy zespołu. Oto kilka kroków, które pomogą Ci w jego realizacji:

1. Zidentyfikuj kluczowe wartości i przekonania: Określ, co jest fundamentem kultury Twojej organizacji.
2. Przeprowadź badania wewnętrzne: Wykorzystaj ankiety, wywiady indywidualne i grupowe, aby zebrać opinie i doświadczenia pracowników.
3. Zgromadź autentyczne cytaty pracowników: Uwiecznij ich opinie i doświadczenia, które odzwierciedlają kulturę firmy.
4. Opisz firmowe rytuały i wydarzenia: Zanotuj regularne spotkania, cykliczne eventy i wszelkie tradycje.
5. Spisz historię swojej firmy: Pokaż, jak organizacja rozwinęła się do obecnej formy.
6. Przygotuj oś czasu rozwoju organizacji: Zilustruj kluczowe momenty i osiągnięcia.
7. Wybierz format: Zastanów się, czy dokument ma być dostępny w wersji drukowanej, cyfrowej, czy obu.
8. Stosuj autentyczny język: Pisz w sposób, który odzwierciedla ducha Twojej organizacji, unikając korporacyjnego żargonu.
9. Projekt: Zatrudnij projektanta graficznego, aby nadał dokumentowi atrakcyjną formę wizualną, która przemówi do odbiorców.
10. Wprowadź Culture Book do życia firmy: Upewnij się, że dokument jest dostępny i znany wszystkim pracownikom oraz potencjalnym kandydatom.

Twoja firma z Culture Bookiem

Culture Book to nie tylko dokument. To narzędzie, które pomoże Twojemu zespołowi rosnąć razem w zgodzie z wartościami, które cenisz. Niech inspiruje do działania i jest przewodnikiem Twojej organizacji. Pamiętaj, że to “żywy” dokument, który powinien ewoluować wraz z rozwojem Twojej organizacji. Regularnie go aktualizuj, aby zawsze odzwierciedlał aktualną kulturę firmy.